Mengenal Lebih Dalam Teknologi Perkantoran! Dunia perkantoran memang tidak akan pernah ada habisnya untuk dibahas. Akan selalu ada perubahan, pembaharuan, serta inovasi tambahan yang ditujukan agar kualitas pekerja dapat lebih dimaksimalkan lagi. Selain itu, dengan berkembang mengikuti zaman, produksi pun juga akan berjalan beriringan.
Tidak hanya itu saja, sebenarnya, dengan suasana kantor yang menerapkan sistem perkembangan, seluruh pekerja yang ada di dalamnya juga akan diuntungkan. Pekerjaan yang mereka lakukan tidak lagi seberat sebelumnya, pun hasil yang didapatkan akan lebih maksimal.
Pengertian Teknologi Perkantoran
Perubahan dan pembaharuan tersebut biasa kita kenal dengan istilah teknologi perkantoran. Adapun pengertian dari istilah teknologi ini adalah, seluruh pembaharuan yang nantinya akan diaplikasikan pada seluruh aspek kegiatan di kantor sebagai media mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, serta menyimpan beberapa bahan keterangan agar lebih efisien.
Proses pencatatan, pengolahan, hingga pencatatan seluruh kegiatan perkantoran ini sendiri umumnya menggunakan media mesin-mesin yang ada di kantor. Mungkin kita akan membayangkan benda-benda berat ketika terlintas kata mesin. Anggapan seperti inilah yang harus dihapuskan serta diluruskan.
Penggunaan istilah mesin dalam teknologi perkantoran ini sendiri cakupannya sangat luas. Bahkan komputer, mesin fotokopi, hingga pemanas air di kantor pun bisa masuk kategori mesin. Intinya, seluruh teknologi yang bertujuan untuk meringankan pekerjaan manusia bisa masuk kategori mesin.
Perkembangan Teknologi Perkantoran
Saat ini, seiring dengan semakin maju dan pesatnya perkembangan zaman, maka secara tidak langsung seluruh teknologi yang ada di kantor juga harus ikut mengalami pembaharuan dan perkembangan. Karena jika tidak linear dan seimbang, maka seluruh aspek dan kegiatan perkantoran akan terkena dampaknya.
Itulah sebabnya, kenapa para engineer dan pihak yang berwenang mengurusi hal ini harus selalu melek dan peka terhadap segala perubahan yang terjadi. Dengan demikian, tidak akan terjadi ketertinggalan atau bahkan kesenjangan antara teknologi perkantoran dengan para pekerja.
Selain harus memperhatikan dan peka terhadap seluruh perubahan yang terjadi, pihak pengamat serta developer perkembangan teknologi ini juga harus gencar melakukan sosialisasi terhadap seluruh users dari teknologi tersebut nantinya. Hal ini tentu saja untuk mengantisipasi culture shock karena perpindahan yang cepat.
Sosialisasi mengenai teknologi perkantoran ini tidak hanya terbatas pada bagaimana penggunaan dari teknologi baru itu saja, melainkan juga berisi pemahaman bahwa keberadaan teknologi ini sangat dinamis. Kita sebagai users harus bersikap adaptif agar mudah dalam menerima segala perubahan.
Baca juga : Hubungan yang Ditimbulkan Atas Konsep Integritas Ilmu Teknologi dan Seni
Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Sampai sejauh ini, sudah ada banyak sekali jenis-jenis aplikasi otomatisasi yang berjasa sekali membantu seluruh aspek dan kegiatan perkantoran, beberapa diantaranya adalah komputer. Keberadaan komputer menjadikan pekerjaan lebih terstruktur juga terarah.
Penggunaan komputer tentu tidak bisa dipisahkan dari aplikasi otomatisasi di dalamnya, seperti beberapa aplikasi yang paling sering digunakan sebagai media teknologi perkantoran berikut ini:
Aplikasi Pengolah Kata
Aplikasi yang satu ini sangat membantu sekali dalam hal pengolahan kata, di mana setiap kantor dan pekerjaan memerlukan banyak sekali dokumen. Aplikasi otomatisasi Word Processing ini dapat membantu dan sangat meringankan.
Adapun jenis aplikasi yang mendukung teknologi perkantoran ini diantaranya adalah Ms. Word. Hanya saja, diperlukan biaya untuk dapat mengaksesnya, alias aplikasi berbayar. Sedangkan aplikasiword processing yang dapat diakses secara gratis biasanya menggunakan Libre.
Surat Elektronik (e-mail)
Keberadaan surat elektronik ini bisa dibilang sangat penting dan vital bagi setiap orang, baik untuk tujuan pekerjaan ataupun tujuan lain. Teknologi ini akan membantu kita pada saat ingin menerima atau mengirim data dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Melihat begitu vital dan tingginya penggunaan surat elektronik ini sebagai penunjang seluruh teknologi perkantoran, maka terdapat dua jenis email yang dapat digunakan secara free atau gratis. Adapun dua jenis email ini adalah @gmail yang dikeluarkan oleh Google, serta @ymail yang dikeluarkan oleh Yahoo.
Konferensi Video
Teknologi yang satu ini mungkin sebelumnya sangat jarang digunakan. Akan tetapi, sejak satu tahun terakhir, terlebih lagi saat keadaan work from home akibat pandemi, menjadikan teknologi berupa video conference ini sangat dibutuhkan.
Hampir seluruh kegiatan dilakukan secara daring. Bahkan, tidak hanya berlaku pada teknologi perkantoransaja, hampir seluruh kegiatan yang melibatkan banyak orang kini dialihkan menggunakan konferensi video. Untuk jenis aplikasinya sendiri ada beberapa, seperti skype, zoom, google meet, dan masih banyak lagi.
